Page 41 - Plaani_1_2020

lijavaihdosten välttämiseksi. Suunnittelijoiden pitää päästä liikkeelle tasavertaisesta asemasta, osata laskea työmäärä ja hinta samoin kuin vastaavia referenssejä jo omaavankin toimiston.
Tiedossa olevat reunaehdot pyritään kuvaamaan tarjouspyynnössä ja projektiohjelmassa. Tieto nykyisestä tilanteesta kerrotaan suun- nitteluryhmälle mahdollisimman tarkkaan.
Joskus suunnittelijan mielestä tarjousmateriaali tuntuu ylimitoitetul- ta kaikkine liitteineen.
”Voi olla, että liitteet ovat tarpeellisia jollekin muulle suunnittelu- alalle. Teemme usein vain yhden tarjouspyyntöpaketin, joten siinä on todennäköisesti mukana jollekin suunnittelualalle epäoleellisia tietoja”, Hyyppä toteaa.
KYSYMINEN KANNATTAA, ÄLÄ ASETA EHTOJA
Suunnittelijan kannattaa muistaa, että tarjouksia voi antaa useita. Ja aina kannattaa kysyä, jos jokin kohta tarjouspyynnössä mietityttää.
”Sama toimisto voi antaa samaan kohteeseen useita vaihtoehtoisia tarjouksia. Jos epäilee, että ensimmäinen tarjous ei täytä kelpoi- suusehtoja, niin voi esimerkiksi vaihtaa tekijöitä tai antaa uuden tarjouksen toisentyyppisellä tuntiarvioinnilla. Julkisessa hankinnas- sa pelisäännöt ovat selkeät: jos joku toimija antaa viisi tarjousta, niin se tarkoittaa myös sitä, että meidän pitää nämä viisi tarjousta käsitellä.”
Tarjouksessa pitää vastata kaikkiin esitettyihin kysymyksiin.
”Julkiseen hankintaan ei voi laittaa ehtoja. Ehto on julkisessa hankinnassa sama kuin hylkäys. Esimerkiksi kun tarjouspyynnössä on sanottu, kuinka kauan tarjouspyynnön tulee olla voimassa, niin tarjoukselle ei voida asettaa jotain muuta voimassaoloaikaa tai kertoa että tarjous ei sisällä jotakin pyydettyä suunnittelutehtävää, esimerkiksi AV-suunnittelua”, Hyyppä muistuttaa.
TEE MUISTIO MAHDOLLISTA SELONOTTONEUVOTTELUA VARTEN
Hyyppä kehottaa sähkösuunnittelijoita olemaan reilusti yhteydessä tarjouspyynnön tekijään, mikäli havaitsee aineistossa riskikohtia, olivatpa ne sitten taloudellisia, aikataulullisia tai laadullisia.
”Meillä on Suomessa kokeneita suunnittelijoita, joilla on hyvä otsa- tuntuma hankkeiden läpiviemisessä. Jos havaitsee, että esimerkiksi hankkeen lähtötiedoissa on puutteita, on tärkeää kertoa siitä tilaa- jalle jo alkuvaiheessa. Hyvä tapa on myös laatia tarjousta tehdessä itselleen muistio mahdollista selonottoneuvottelua varten.”
Viimeistään selonottoneuvottelussa kannattaa kertoa, jos johonkin suunnittelun osa-alueeseen tarvitaan lisävoimia.
”Allianssihankkeissa suunnittelu tilataan aina siltä, joka sen par- haiten osaa. Jos jonkin tehtävän tekemiseen ei ole kompetenssia, niin sitten mietitään yhdessä mistä se saadaan. Tilaajan kannalta suunnittelematon tai hatarasti suunniteltu kohta on kaikkein on- gelmallisin toteutusvaiheessa. Lisäkustannuksia tulee, jos työmaa seisoo esimerkiksi savunpoistojärjestelmän puutteiden vuoksi”, Hyyppä toteaa.
TEE LISÄMYYNTIÄ, VÄLTÄ ONKIMISTARJOUKSIA
”En näe järkeä ylihintaisissa kokeilumielellä lähetetyissä onkimistar- jouksissa. Jokaisen tarjouksen käsittely vie kuitenkin aikaa. Jos ei pysty tarjoamaan, voi lähettää lyhyen viestin tarjouksen pyytäjälle, että nyt ei ollut meidän osaamisalueellemme sopiva kohde. Sekin kertoo toimijan sitoutumisesta tilaajaan päin”, Hyyppä sanoo.
Suunnittelijoiden kannattaisi myös ehdottaa tilaajalle entistä enem- män lisäpalveluja, jotka edistäisivät hankkeen sujuvaa toteuttamista ja vähentäisivät mahdollisia riskejä. Niistä keskustelu olisi hyvä avata heti neuvotteluvaiheessa.
”Hoidan vain oman leiviskäni -tarjoajat ovat tilaajan kannalta kaik- kein hankalimpia, koska tiedetään, että suunnittelun rajapintojen määrittelyt voivat olla hyvin vaikeita”, Hyyppä toteaa.
Senaatti-kiinteistöjen investointien toimintaohjeissa yhtenä periaat- teena on luotettava ja vastuullinen toiminta asiakkaaseen, suun- nittelijoihin, urakoitsijoihin ja muihin toimijoihin nähden. Tarvetta hakea suunnittelutyölle hinnanalennuksia hankkeen käynnistämi- seksi ei ole.
Kertarakentajalle hankkeen latausvaiheen suunnittelun hinnoittelulla voi olla suuri merkitys, jos varmoja investointipäätöksiä ei vielä ole tehty. Kun suunnitteluvalinnat tehdään pelkän hintakilpailun pe- rusteella, on selvää, että jostain joudutaan tinkimään. Alimitoitettu hankesuunnittelu ja yleissuunnittelu aiheuttavat yleensä ongelmia toteutusvaiheessa. Tällöin vaarana on maineen menetys kaikilta hankkeeseen osallistuneilta.
”Ei ole kenenkään etu saada halpaa ja suppeaa tarjousta, enkä usko, että yksikään rakentaja sellaisia tarjouksia tavoitteleekaan. Alan kannalta liian voimakas hintakilpailu on huono asia. Ei ole mahdollista tuottaa halvalla laadullisesti hyvää. Lisäksi kannatta- vuusrajojen alapuolella toimivat yritykset johtavat alan kehittymisen heikkenemiseen”, Hyyppä sanoo.
41Plaani 1 2020 Rakennuttaminen