Page 33 - Plaani 1 - 2021

"Problematiikka on aivan muualla kuin tietomalleissa tai muussa tekni- sessä tiedossa ja sen hallinnassa."
PORUKKA KASVAA – TIETO HUKKUU
Suuressakin hankkeessa alkuvaiheessa mukana on vain kohtuullinen määrä ihmisiä. Hankkeen kasvaessa mukana olevien määrä kasvaa. Ajantasaisen tiedon välittäminen osapuolelta toiselle hankaloituu.
"Projektin edetessä ja väen lisääntyessä aletaan järjestää erillispalavereja, ja yhden erillispalaverin tuloksena saattaa syntyä kaksi uutta erillispalave- ria. Haasteet monistuvat sitä mukaa kun muistioita laaditaan lisää ja lisää."
"Mitä enemmän pidetään palavereja sitä enemmän ne haukkaavat ihmisten työaikaa, kun niissä syntyvää tietomäärää yritetään hallita."
KOKOUSMENETELMIÄ RAVISTELLAAN
Lean-hankkeissa tiedonhallinnan ongelmia ratkotaan ravistelemalla ihmisen kokous- ja työmenetelmiä.
"Kysymme, onko järkevää kirjoittaa kahdeksan sivua pitkä muistio, joihin on kirjattu sovittuja asioita ja tehtäviä, joita kunkin pitäisi tehdä."
"Yhdessä hankkeessa näitä muistiota voi syntyä hillitön määrä, eikä kukaan pysty seuraamaan kenen piti tehdä mitäkin missäkin vaiheessa tai mikä oli se tärkein asia, joka piti viedä loppuun."
KAIKKI TIEDOT TIETOKANTAAN
Big Room -toiminta jalkautui Suomen työmaille noin kymmenen vuotta sitten. Idea on, että isoissa hankkeissa kaikki osapuolet suunnittelijoista toteuttajiin työskentelevät lähes täysipäiväisesti samoissa tiloissa.
Nyttemmin kokoaikaisen työskentelyn rinnalle ovat tulleet Big Room -päivät, jolloin mukanaolijat kokoontuivat yhteiseen tilaan yhdeksi tai pariksi päiväksi sopimaan ja ratkomaan asioita.
"Näitä palavereja suurissa hankkeissa saattaa pyöriä samanaikaisesti 5–6 kappaletta. Perinteisen muistion laatiminen jokaisesta palaverista on varsin turhauttavaa."
Ratkaisuksi kehitettiin relaatiotietokantatyyppinen menettely, megaloki, jossa kaikki asiat kirjataan yhteen tietokantaan. Sinne mahtuvat niin käsittelyä kaipaavat asiat ja sovitut tehtävät sekä päätökset siitä, kuka tekee, milloin tekee ja mihin mennessä ne tehdään
TIETOKANNOISTA TILANNEHUONEITA
Tarvitsija löytää haluamansa tiedon filtteröimällä yhdestä paikasta. Hän näkee, mitä tulee tehdä, mitä on sovittu ja mikä on deadline.
Käytäntöjä on nyttemmin jalostettu eteenpäin. Tietokannoista voidaan luoda eräänlaisia tilannehuoneita eri asioille ja tehtäville.
"Projektinjohto saa yhdellä katsannolla selville missä mennään, mitkä tehtävät ovat myöhässä tai mitä ovat viikon tai kahden aikana tehdyt päätökset. Näitä tietoja ei tarvitse erikseen kaivaa. "
Tilannehuoneita laadittaessa selvitetään ensin prosessit ja niiden päälle rakennetaan tiedonhallinnan arkkitehtuuri, millä tavalla tietoa hallitaan ja millaisilla ohjelmistoilla.
KUSTANNUKSET JA RISKINHALLINTA
Esimerkkinä edelläkävijästä toimii hyvin YIT:n Mall of Tripla-hanke. Siinä viikoittaisia Big Roomeja järjestettiin vajaan kahden vuoden aikana 78 kappaletta.
"Niiden ansiosta hankkeen ns. megalokin tehtävä- ja päätöslistalle saatiin yli 3000 yhdessä käsiteltyä kohtaa. Positiivinen suhtautuminen uusiin työskentelymenetelmiin piti Triplan rakennustyöt aikataulussa, ja Pohjoismaiden suurin kauppakeskus avasi ovensa 17. lokakuuta 2019.
"Tällä hetkellä tilannehuoneita laaditaan muistakin asioista, joita voidaan mittaroida, kuten kustannuksista ja niiden kehittymisestä sekä riskien- hallinnasta."
Sormunen on ollut mukana toteuttamassa tilannehuoneita useissa allianssihankkeissa niin suunnittelupuolelle kuin itse rakentamiseenkin.
"Allianssit toimintamalleina kannustavat etsimään uusia entistä pa- rempia käytäntöjä. Ne ovat toimineet tiedonhallinnan uranuurtajina ja onnistuneet murtamaan vanhoja menettelytapoja."
"Kyse on sinänsä yksinkertaisista asioita, joiden varsinainen merkitys on vanhojen toimintamallien murtamisessa – digitaalimaalimassa voidaan kokoustaa ja toimia eri tavalla."
TILANNEHUONEITA TYÖMAISTA
Käytäntö on levinnyt vahvasti myös tavanomaisen rakentamisen puolel- le: esimerkiksi Fira tekee tilannehuoneita yhtiön työmaista. Hankkeiden etenemisestä raportoidaan tilannehuonenäkymän kautta.
Vielä kokouskäytännöistä. Sormunen muistuttaa, että vaikka Big Room tarjoaa monia etuja, niin kaikkeen työskentelyyn se ei ole paras ratkaisu.
"Big Roomin suurin etu perustuu kokoustamisen standardisoituihin menetelmiin. Tietyt kokoukset toistuvat sovittuina Big Room -päivinä ja käsiteltävät asiat on mietitty etukäteen. Palavereissa pitäydytään sovi- tuissa asioissa ja kunnioitetaan ihmisten työaikaa", Sormunen toteaa.
Teams ja Smartsheet toimivat hyvin Vaa- san sairaala-allianssi- hankkeessa
Bothnia High 5 projektiallianssissa Vaasan keskussairaalalle toteutetaan kymmenkerroksinen 37 000 bruttoneliön sairaalarakennus. Vuonna 2022 valmistuvassa hankkeessa toimitaan Lean-filosofian mukaan jatkuvan kehittämisen ja parantamisen hengessä.
"Tiedonhallinnan kehittämiseen on panostettu paljon. Alkuvaiheessa pidimme osittain myös perinteisiä kokouksia, joista laadittiin laajoja muistioita", kertoo allianssin suunnittelukoordinaattori ja logistiikkavas- taava Jaakko Linnolahti YIT:ltä.
Kokoukset saattoivat kestää parhaimmillaan kolmekin tuntia ja samat asiat käytiin läpi useamman kerran.
rakennuttaminenPlaani
33Plaani 1 2021 Rakennuttaminen